Archiv der Kategorie: Tipps für Übersetzer

Scam erkennen

Neulich erreichte mich folgende E-Mail:

Hello,
I will like to employ your services to help translate a text from ENGLISH into GERMAN , which I need done in a month . Kindly let me know if you are available to take on the project. I await your timely response.
Regards

Als alter Hase erkennt man sofort, dass es sich mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit um einen Scammer handelt. Gut, wenn man noch nicht allzu viele dieser E-Mails bekommen hat, fällt es vielleicht nicht sofort auf, aber erste Indizien sind:

  • fehlende Anrede
  • die Sprachen sind GROSS geschrieben
  • keine Unterschrift/Signatur
  • fehlerhafte Rechtschreibung

Okay, das sind alles Sachen, die auch bei seriösen Anfragen durchaus vorkommen, wenn auch selten alle vier zusammen. Also habe ich geantwortet, dass ich den Text sehen muss, den ich auch prompt bekam (oft hängt er aber schon bei der Anfrage an; auch Scammer wollen Zeit sparen).

Nächste Indizien:

  • Der Text wird als Worddatei geliefert.
  • Es handelt sich um eine Abhandlung über organischen Landbau, Rassismus oder ein ähnliches Thema, das die meisten Übersetzer durchaus interessiert.
  • Googelt man einen Satz aus besagter Abhandlung, stellt man fest, dass sie frei im Internet verfügbar ist.

Mit viel Wohlwollen kann es sich immer noch um eine seriöse Anfrage handeln, und es schadet ja nicht, dennoch ein Angebot zu erstellen – lieber einen Scammer wie einen serösen Anfragenden behandeln als einen seriösen Anfragenden wie einen Scammer!

Sie antworten also mit einem Angebot. Nächstes Indiz:

  • Egal, welchen Wort- oder Zeilenpreis Sie verlangen: Er wird akzeptiert.

Kann immer noch selbst bei einem seriösen Anfragenden vorkommen, oder?

Letztes, absolut wasserdichtes Indiz:

  • Der Anfragende möchte per Scheck bezahlen.

Spätestens jetzt sollten Sie die Beine in die Hand nehmen und den Kontakt beenden, denn nach all diesen Warnsignalen handelt es sich mit 1000%-iger Sicherheit um einen Betrüger. Es stimmt zwar, dass Scheck-Zahlungen in den USA beispielsweise durchaus häufig vorkommen – aber nicht über Grenzen hinweg! Ich habe in den letzten 20 Jahren wirklich für einige Kunden in den USA gearbeitet, und nicht einer wollte jemals per Scheck bezahlen. Also, außer Scammer, versteht sich.

Was würde passieren, wenn Sie die Scheck-Zahlung akzeptieren?

Sie erhalten den Scheck – da Sie vorsichtig sind, fangen Sie erst an zu arbeiten, wenn Ihnen der Scheck vorliegt oder gar erst, wenn Sie ihn eingelöst haben und die Summe Ihrem Konto gutgeschrieben wurde. Dieser Scheck kann gut und gerne einen Monat (!) später immer noch platzen und das Geld wird wieder von Ihrem Konto verschwinden! Im besten Fall haben Sie bis dahin die Übersetzung geliefert und somit für lau gearbeitet. Bei diesem besten Fall bleibt es allerdings praktisch nie, denn die Scammer wollen ja gar keine Übersetzung; sie wollen Ihr Geld. Was also folgt, ist der klassische Overpayment Scam: Der Scheck ist versehentlich auf eine viel zu hohe Summe ausgestellt, aber der Scammer vertraut Ihnen und bittet Sie, den Scheck dennoch einzulösen und den überzähligen Betrag per Western Union weiterzutransferieren. Wenn der Scheck dann Wochen später platzt, sind Sie das über Western Union überwiesene Geld los; die Zahlung lässt sich nicht zurückholen. Mit etwas Pech war der Scheck auch noch geklaut oder gefälscht und Sie haben eine Anzeige wegen Betrugs am Hals.

Achten Sie also auch in der Flaute, wenn Sie sich über jede Anfrage eines Neukunden freuen, auf die Alarmzeichen! Spätestens beim Stichwort „Scheck“ können Sie sicher sein, dass Sie bei diesem Job kein Geld verdienen können.

Ein CV ist kein Lebenslauf!

Kürzlich habe ich mal wieder für ein Projekt Übersetzer gesucht, sowohl über Facebook als auch ProZ. Obwohl ich  nicht nach einem CV gefragt habe, habe ich natürlich einige bekommen. Und manche davon waren … suboptimal.

Der grundsätzliche Fehler ist immer, davon auszugehen, ein CV wäre ein Lebenslauf, wie ihn Arbeitnehmer bei einer Bewerbung einsetzen.

Fehler Nr. 1: Geburtsdatum, Geburtsort, Familienstand

Solche Angaben interessieren wirklich absolut keinen Auftraggeber und auch keine Agentur. Als Freiberufler ist es völlig schnuppe, ob Sie verheiratet sind, Kinder haben, welche Nationalität Sie haben usw.

Fehler Nr. 2: Lückenlose, tabellarische Form

Auch Lücken in Ihrem CV interessieren Auftraggeber herzlich wenig. Geben Sie um Himmels willen nicht an, zwischendurch als Tagesmutter oder Bauarbeiter gearbeitet zu haben! Das ist für Ihre übersetzerische Tätigkeit vollkommen irrelevant.

Fehler Nr. 3: Selbstverständlichkeiten

Klar sollte Ihr CV enthalten, mit welchen Programmen Sie sich auskennen: Studio, MemoQ, InDesign usw. Solche Kenntnisse sind durchaus relevant. Aber geben Sie nicht an, mit Microsoft Word, Excel usw. zu arbeiten! Herrje, das kann nun wirklich jeder. Sie geben ja auch nicht an, dass Sie tippen können, oder?

Wie muss ein CV einer freiberuflichen Übersetzerin dann aussehen?

Ein CV ist im Grunde ein Ersatz für eine Website – nur eben in kompakter Form und als PDF. Auf ein CV gehören somit exakt die Informationen, die Sie auch auf einer Website veröffentlichen würden, und das sind nur solche, die auch wirklich mit dem Übersetzen zu tun haben – zusammengefasst auf einer, maximal zwei Seiten.

Folgende Informationen sind relevant:

Persönliche Daten:

  • Name
  • Titel (Diplom-Übersetzerin)
  • Adresse
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • Website

Fachgebiete:

Hier listen Sie Ihre Fachgebiete auf, sowohl allgemein als auch speziell: z. B. Medizin: Pharma, Augenkrankheiten.

Berufserfahrung:

Wichtige Projekte, an denen Sie gearbeitet haben, z. B. Jahresbilanz eines großen Unternehmens, 40.000 Wörter.

Veröffentlichungen, z. B. Buch über das Erstellen von Bilanzen. Sortiert nach Fachgebieten!

Qualifikationen

  • Daten Ihrer Ausbildung zur Übersetzerin
  • Daten Ihrer Ausbildung in einem Beruf des Fachgebiets, in dem Sie arbeiten (z. B. Krankenschwesterlehre, wenn Sie als Medizin-Übersetzerin arbeiten)
  • Angestelltentätigkeit in einem Beruf, der für Ihr Fachgebiet relevant ist
  • abgeschlossene Seminare zu relevanten Themen

Von neu nach alt sortiert.

Mitgliedschaften

BDÜ, ATA, was auch immer. Zeigt Engagement für den Beruf und ist bei Verbänden, in die nicht jeder reinkommt, auch eine Qualifikation.

Leistungen

Was bieten Sie an? Übersetzen, Dolmetschen, Korrekturlesen, Texten. Es ist Geschmacksache, aber ich persönlich würde hier auch Preisangaben machen. Irgendwann werden Sie sowieso danach gefragt, und warum dann diese Information nicht gleich zur Verfügung stellen?

Technische Austattung

CAT-Tools und andere relevante Programme, mit denen Sie arbeiten. Nennen Sie hier bitte nicht das Office-Paket, sondern besondere Programme, wie z. B. InDesign.

Das Ganze in Ihren Arbeitssprachen sowie auf Englisch. Und immer Korrektur lesen lassen! Dann wird das auch was mit den Aufträgen.

Brauche ich eine Website?

Unlängst wurde in der ProZ-Facebookgruppe gefragt, ob man denn eine Website bräuchte. Interessant waren die Antworten, denn die meisten verneinten klar. Natürlich hatten alle, die antworteten, man bräuchte keine Website auch keine Website. Und konnten insofern gar nicht beurteilen, wie viele Aufträge sie mehr hätten, wenn sie eine Website hätten. Oder wie viel bessere Aufträge. Erschüttert war ich, als tatsächlich behauptet wurde, ein Übersetzer mit einer tollen Website könne kein guter Übersetzer sein, denn wenn er die Zeit hat, eine tolle Website zu erstellen, kann er ja nicht viele Aufträge haben. So viel – sorry – Dummheit hat mich dann doch verblüfft.

Ich habe mir deshalb mal die Mühe gemacht, durchzuzählen, wie viele Anfragen ich im Januar 2018 über meine Website bekommen habe. Nur von Direktkunden, denn Agenturen gucken selten nach Websites, und natürlich ist meine Website suchmaschinenoptimiert – ohne SEO bringt ein Internetauftritt tatsächlich nichts.

Im Januar habe ich insgesamt 24 Anfragen von Neukunden erhalten – also rund eine pro Tag. 12 davon kamen von Privatkunden, die eine Urkundenübersetzung brauchten. Wir lernen daraus: Wenn Sie beglaubigte Übersetzungen anbieten, brauchen Sie eine Website, die in Ihrem Wohnort gefunden wird – dann bringt das auch was. 5 Anfragen kamen im Januar 18 von Privatkunden, die eine unbeglaubigte Übersetzung brauchten – Lebensläufe, Studienarbeiten, Bücher und so. 7 Anfragen kamen von Unternehmen.

Viele dieser Anfragen habe ich abgelehnt (falsche Sprachrichtung, falsches Fachgebiet, kein Bock, was auch immer – ich bin echt wählerisch), manche meiner Angebote wurden nicht angenommen, aber insgesamt habe ich durch diese Anfragen, die allein über meine suchmaschinenoptimierte Website kamen, im Januar einen Umsatz in Höhe von 350 Euro generiert. Und Januar ist jedes Jahr mein schlechtester Monat.

Im Februar 18 waren es 7 Anfragen nach Urkundenübersetzungen, 5 andere Anfragen von Privatkunden und 9 Anfragen von Unternehmen – insgesamt 21, aber der Februar ist ja auch ein recht kurzer Monat. Aus diesen 21 Anfragen ist nur ein Auftrag geworden, der jedoch in Höhe von 1.000 Euro.

Nicht eingerechnet sind die Aufträge von Kunden, die mich vor diesem Jahr über meine Website gefunden haben und mit Folgeaufträgen kamen. Und hinzu kommen natürlich auch Aufträge von Agenturen, die ich auch ohne Website bekommen hätte. Aber auch so dürfte klar sein: Ja, Sie brauchen eine Website, wenn Sie nicht ausschließlich für Agenturen arbeiten möchten, und diese Website muss suchmaschinenoptimiert sein. Das kostet, aber die Ausgaben kommen auch wieder rein.

Beweisführung geschlossen.

Forderungsmanagement

Da die Frage, was zu tun ist, wenn er Kunde seine bestellte und gelieferte Übersetzung nicht bezahlt, in Übersetzergruppen immer wieder gestellt wird, hier eine Zusammenfassung des entsprechenden Kapitels aus dem Buch „Überleben als Übersetzer“:

Zunächst muss unterschieden werden zwischen Privat- und Geschäftskunden.

Privatkunden

Grundsätzlich ist bei Privatkunden Vorkasse angebracht. Das hat wenig mit erhöhtem Misstrauen zu tun, sondern mehr mit der Tatsache, dass uns bei Privatkunden die Hände gebunden sind, was die Möglichkeiten der Geldeintreibung angeht. Insbesondere ist dies bei Übersetzungen von Urkunden der Fall, die womöglich benötigt werden, damit der Kunde ins Ausland ziehen kann − und weg ist er. Leider betrachten es manche auch als Kavaliersdelikt, ihre Rechnung nicht zu bezahlen, in der Annahme, ihnen könne nichts passieren; was bis zu einem gewissen Punkt leider auch zutrifft.

Damit Sie einen Kunden überhaupt anmahnen können, muss er im Zahlungsverzug sein. Das ist er in der Regel 30 Tage nach Rechnungsdatum, sofern Sie auf Ihrer Rechnung keine andere Frist angegeben haben. Diese Tatsache muss bei Privatkunden explizit auf der Rechnung stehen!

„Der Rechnungsbetrag ist sofort fällig. 30 Tage nach Rechnungsdatum tritt nach den gesetzlichen Vorschriften (§286 Abs. 3 BGB) Verzug ohne Mahnung ein. Ab dann fallen für Sie gesetzliche Verzugszinsen in Höhe von fünf Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz jährlich an.“

Sind diese 30 Tage verstrichen, müssen Sie nicht mahnen − sollten es aber, denn manchmal kommt es tatsächlich vor, dass man eine Rechnung schlicht vergisst. Formulieren Sie die erste Zahlungserinnerung deshalb freundlich und nennen Sie sie noch nicht Mahnung:

„Sicherlich ist es in der Hektik des Alltags übersehen worden, dass die Rechnung vom xx.xx.xxxx noch nicht beglichen ist. Deshalb möchte ich Sie heute an deren Ausgleich erinnern und bitte um kurzfristige Erledigung bis zum xx.xx.xxxx. Sollten Sie zwischenzeitlich die Zahlung schon geleistet haben, bitte ich, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.“

Fruchtet das nicht, ist ein Anruf ein recht probates Mittel: E-Mails kann man leicht ignorieren, Briefe ebenso, aber ist der Gläubiger einmal in der Leitung, muss sich der Schuldner ja äußern. Vielen ist der Anruf so peinlich, dass sie ihre Außenstände begleichen.

Hilft das immer noch nicht, wird es Zeit für eine Mahnung, die Sie auch genau so nennen. Darin setzen Sie eine Zahlungsfrist und  kündigen die Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheids an. Schreiben Sie nicht nur „rechtliche Schritte einleiten“, sondern wirklich „gerichtlicher Mahnbescheid“, damit der Kunde merkt, dass Sie wissen, was Sie tun, und nicht nur leere Drohungen ausstoßen. Schlagen Sie Verzugszinsen drauf (auszurechnen unter www.zinsen-berechnen.de/verzugszinsrechner.php) sowie eine Mahngebühr in Höhe von 2,50−5 Euro (mehr ist leider nicht erlaubt) und machen Sie den Kunden darauf aufmerksam, dass der nächste Schritt teurer wird (ein gerichtlicher Mahnbescheid kostet mindestens 32 Euro). Vorsicht: Sie dürfen nicht drohen! Das würde eventuell den Tatbestand der Nötigung erfüllen. Kein „zahlen Sie, sonst …“

Wenn das nichts bringt, sollten Sie sich spätestens jetzt bei www.vollstreckungsportal.de registrieren und abfragen, ob der Kunde womöglich bereits eine eidesstattliche Versicherung abgegeben hat, also pleite ist. Hat er keinen Eintrag, beantragen Sie den gerichtlichen Mahnbescheid unter www.online-mahnantrag.de. Widerspricht der Kunden diesem, bleibt Ihnen nur noch der Gang zum Gericht; reagiert er nicht, beantragen Sie einen Vollstreckungsbescheid und schicken ihm den Gerichtsvollzieher vorbei.

Hat der Kunde einen Eintrag im Schuldnerregister, können Sie zwar dennoch vor Gericht, werden auf den Kosten allerdings sitzenbleiben. Andererseits können Sie den Titel dreißig Jahre lang vollstrecken lassen und vielleicht wird der Kunde ja wieder flüssig. Das müssen Sie abwägen.

Eine effektivere Möglichkeit kann sein, den Kunden wegen Leistungsbetrugs anzuzeigen. Das geht dann, wenn er bereits insolvent war, als er Sie beauftragt hat, und somit wusste, dass er Sie nicht bezahlen kann. Ich habe das einmal gemacht und die Kundin hat meine Rechnung vor Gericht beglichen − ansonsten hätte sie womöglich in den Knast gemusst. Darüber hinaus wurde ich als Zeugin vorgeladen, bekam den Trip von Oldenburg nach Köln bezahlt und außerdem einen Verdienstausfall in Höhe von 17 Euro pro Stunde (mittlerweile sind es wohl 21).

Unternehmenskunden

Bei Unternehmenskunden haben wir etwas mehr Spielraum. Es fängt damit an, dass auf die Folgen des Verzugs nicht gesondert hingewiesen werden muss und die Verzugszinsen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz liegen und nicht nur 5 wie bei Privatkunden.

Ansonsten ist die Vorgehensweise erstmal gleich wie bei Privatkunden: erinnern, anrufen, mahnen. Auch hier müssen Sie diese drei Schritte nicht durchführen, sollten es aber.

Bei einer Mahnung an Unternehmenskunden dürfen und sollten Sie neben den Verzugszinsen eine Mahnpauschale in Höhe von 40 Euro aufschlagen (Mahngebühren und Verzugszinsen sind immer umsatzsteuerfrei). Diese Mahnung sollten Sie per Post versenden, noch besser per Einschreiben.

Wenn das nicht fruchtet, ist die Vorgehensweise wie oben: Solvenz überprüfen, gerichtlichen Mahnbescheid beantragen, eventuell klagen.

In den allermeisten Fällen wird meiner Erfahrung nach der Rechnungsbetrag sofort nach Eingang der Mahnung ohne Mahnpauschale und Verzugszinsen überwiesen, frei unter dem Motto: Ich hatte gerade überwiesen, die Mahnung hab ich erst 5 Minuten danach bekommen! Natürlich müssten die Mahnkosten dennoch getragen werden, der Kunde war ja im Verzug, es lohnt aber nicht, sich deswegen aufzuregen und auf Zahlung der etwas über 40 Euro zu bestehen.

Alternatives Forderungsmanagement

Folgende alternative Maßnahmen dürfen Sie nur bei Geschäftskunden anwenden, nicht bei Privatkunden:

Verpetzen: Zweimal habe ich, als meine Kontaktperson so gar nicht auf meine Zahlungserinnerung reagierte, an die E-Mail-Adresse auf der Website des Unternehmens geschrieben (noch viel besser ist es, wenn explizit eine der Geschäftsleitung angegeben ist) und die Situation geschildert. Ganz freundlich um Hilfe gebeten, weil die Person nicht reagiert. In beiden Fällen wurde die Rechnung umgehend kommentarlos beglichen.

Öffentlich machen: Mehrmals hatte ich Erfolg, indem ich das Zahlungsversäumnis öffentlich gemacht habe. Mal habe ich (sachlich!) in meinem Blog berichtet, was passiert war, mal auf der Facebook-Seite des Unternehmens einen für alle sichtbaren Kommentar hinterlassen, einmal hat sogar ein Tweet gereicht.  Wichtig ist, dass Sie sachlich bleiben und nur belegbare Tatsachen anführen.

Kunden im Ausland

Hier fehlt mir leider − oder zum Glück! − nach wie vor die persönliche Erfahrung. Innerhalb der EU können Sie einen europäischen Mahnbescheid beantragen, Infos finden Sie hier: https://e-justice.europa.eu/content_order_for_payment_procedures-41-de.do . Ich bin bisher nur so weit gekommen, dass ich den Antrag an den „Small Claims Court“ in Großbritannien ausgefüllt habe − abschicken musste ich ihn nicht, weil die Verpetzmethode funktioniert hat und die Rechnung kurz vor knapp doch noch beglichen wurde. Außerhalb der EU ist zumindest bei Neukunden Vorkasse anzuraten.

Bitte beachten Sie bei allen juristischen Ratschlägen, dass ich keine Anwältin bin und nur aus meinem Erfahrungsschatz berichte.

Die Sache mit der Umsatzsteuer

Irgendwie wird in Gruppen immer wieder behauptet, der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung würde sich nicht lohnen, weil man oftmals ja dennoch „was zahlen“ müsse. Hier liegt grundsätzlich ein Verständnisfehler vor, den ich deshalb erklären möchte:

Auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten, lohnt sich immer – na ja, zumindest, wenn Sie Ihre Umsatzsteuererklärung selber machen. Wenn Sie einen Steuerberater damit beauftragen, mag die Sache anders aussehen. Aber die Umsatzsteuererklärung ist, im Gegensatz zur Einkommensteuererklärung, wirklich ein Kinderspiel und sollte nicht länger als eine Stunde im Monat oder Quartal – je nachdem, wie oft Sie Ihre abgeben müssen – in Anspruch nehmen.

Selbst wenn Sie nach Abgabe dieser Umsatzsteuererklärung „was zahlen“ müssen, haben Sie Geld gespart! Ein Rechenbeispiel:

Sie haben in einem Quartal Rechnungen in Höhe von 5.000 Euro ausgestellt – plus Umsatzsteuer, der Einfachheit halber gehe ich hier von durchgehend 19 % aus, das wären also 950 Euro. Diese 950 Euro müssen Sie zwar ans Finanzamt abführen – aber nicht zahlen, denn gezahlt hat die ja der Kunde. Diese 950 Euro laufen quasi nur über Ihr Konto vom Kunden ans Finanzamt, gehören Ihnen jedoch zu keinem Zeitpunkt.

Wenn Sie im selben Quartal Ausgaben in Höhe von 2.000 Euro brutto hatten, z. B. anteilige Miete für Ihr Arbeitszimmer (plus Strom, Gas und Wasser), Telefonkosten, Handykosten, Fachliteratur, Mitgliedsbeitrag für Berufsverbände, Hosting für Ihre Website, Kosten für Ihren Korrekturleser, Webdesigner, Ausgaben für einen neuen Computer oder Software, haben Sie für all diese Ausgaben Umsatzsteuer bezahlt (na gut, nicht für alle, Miete und Mitgliedsbeitrag sind umsatzsteuerfrei – aber wir wollen ja nicht kleinlich werden). Diese gezahlte Umsatzsteuer erhalten Sie vom Finanzamt zurück – bei 19 % wären das knapp 320 Euro.

Wenn Sie also in der Umsatzsteuererklärung eintragen, dass Sie 950 Euro an Umsatzsteuer eingenommen und 320 Euro ausgegeben haben, müssen Sie mitnichten die Differenz von 630 Euro an das Finanzamt „zahlen“, sondern Sie haben die vollen 320 Euro gespart! Ja, Sie müssen 630 Euro an das Finanzamt überweisen, aber wie gesagt: Die gehörten Ihnen nie. Von den 950 Euro, die Ihr Kunde auf Ihrem Konto geparkt hat, dürfen Sie 320 Euro behalten!

Als Kleinunternehmer müssten Sie zwar am Quartalsende nichts ans Finanzamt überweisen – Sie hätten aber auch keine 950 Euro als Leihgabe auf Ihrem Konto gehabt und für alle Ausgaben 320 Euro mehr gelöhnt als die Umsatzsteuerpflichtige.

Verstanden? Der Verzicht auf den Kleinunternehmerparagrafen lohnt sich also immer – in diesem Rechenbeispiel hätten Sie 320 Euro pro Quartal mehr im Geldbeutel. Und die sind der Aufwand für die Umsatzsteuererklärung doch wert! Der wirklich gering ist. Beim ersten Mal muss man sich zwar reinfinden, aber ab dann flutscht das und ist wirklich keine große Sache. Einnahmen getrennt nach Steuersätzen und Herkunftsland eintragen (19 %, 7 %, EU oder Nicht-EU), gezahlte Umsatzsteuer zum Abzug eintragen – fertig. Ich mach das mit Elster, das kostet gar nichts.

Also: Keine Angst vor der Umsatzsteuer!