Forderungsmanagement

Da die Frage, was zu tun ist, wenn er Kunde nicht zahlt, in Übersetzergruppen immer wieder gestellt wird, hier eine Zusammenfassung des entsprechenden Kapitels aus dem Buch „Überleben als Übersetzer“:

Zunächst muss unterschieden werden zwischen Privat- und Geschäftskunden.

Privatkunden

Grundsätzlich ist bei Privatkunden Vorkasse angebracht. Das hat wenig mit erhöhtem Misstrauen zu tun, sondern mehr mit der Tatsache, dass uns bei Privatkunden die Hände gebunden sind, was die Möglichkeiten der Geldeintreibung angeht. Insbesondere ist dies bei Übersetzungen von Urkunden der Fall, die womöglich benötigt werden, damit der Kunde ins Ausland ziehen kann − und weg ist er. Leider betrachten es manche auch als Kavaliersdelikt, ihre Rechnung nicht zu bezahlen, in der Annahme, ihnen könne nichts passieren; was bis zu einem gewissen Punkt leider auch zutrifft.

Damit Sie einen Kunden überhaupt anmahnen können, muss er im Zahlungsverzug sein. Das ist er in der Regel 30 Tage nach Rechnungsdatum, sofern Sie auf Ihrer Rechnung keine andere Frist angegeben haben. Diese Tatsache muss bei Privatkunden explizit auf der Rechnung stehen!

„Der Rechnungsbetrag ist sofort fällig. 30 Tage nach Rechnungsdatum tritt nach den gesetzlichen Vorschriften (§286 Abs. 3 BGB) Verzug ohne Mahnung ein. Ab dann fallen für Sie gesetzliche Verzugszinsen in Höhe von fünf Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz jährlich an.“

Sind diese 30 Tage verstrichen, müssen Sie nicht mahnen − sollten es aber, denn manchmal kommt es tatsächlich vor, dass man eine Rechnung schlicht vergisst. Formulieren Sie die erste Zahlungserinnerung deshalb freundlich und nennen Sie sie noch nicht Mahnung:

„Sicherlich ist es in der Hektik des Alltags übersehen worden, dass die Rechnung vom xx.xx.xxxx noch nicht beglichen ist. Deshalb möchte ich Sie heute an deren Ausgleich erinnern und bitte um kurzfristige Erledigung bis zum xx.xx.xxxx. Sollten Sie zwischenzeitlich die Zahlung schon geleistet haben, bitte ich, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.“

Fruchtet das nicht, ist ein Anruf ein recht probates Mittel: E-Mails kann man leicht ignorieren, Briefe ebenso, aber ist der Gläubiger einmal in der Leitung, muss sich der Schuldner ja äußern. Vielen ist der Anruf so peinlich, dass sie ihre Außenstände begleichen.

Hilft das immer noch nicht, wird es Zeit für eine Mahnung, die Sie auch genau so nennen. Darin setzen Sie eine Zahlungsfrist und drohen die Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheids an. Schreiben Sie nicht nur „rechtliche Schritte einleiten“, sondern wirklich „gerichtlicher Mahnbescheid“, damit der Kunde merkt, dass Sie wissen, was Sie tun, und nicht nur leere Drohungen ausstoßen. Schlagen Sie Verzugszinsen drauf (auszurechnen unter www.zinsen-berechnen.de/verzugszinsrechner.php) sowie eine Mahngebühr in Höhe von 2,50−5 Euro (mehr ist leider nicht erlaubt) und machen Sie den Kunden darauf aufmerksam, dass der nächste Schritt teurer wird (ein gerichtlicher Mahnbescheid kostet mindestens 32 Euro).

Wenn das nichts bringt, sollten Sie sich spätestens jetzt bei www.vollstreckungsportal.de registrieren und abfragen, ob der Kunde womöglich bereits eine eidesstattliche Versicherung abgegeben hat, also pleite ist. Hat er keinen Eintrag, beantragen Sie den gerichtlichen Mahnbescheid unter www.online-mahnantrag.de. Widerspricht der Kunden diesem, bleibt Ihnen nur noch der Gang zum Gericht; reagiert er nicht, beantragen Sie einen Vollstreckungsbescheid und schicken ihm den Gerichtsvollzieher vorbei.

Hat der Kunde einen Eintrag im Schuldnerregister, können Sie zwar dennoch vor Gericht, werden auf den Kosten allerdings sitzenbleiben. Andererseits können Sie den Titel dreißig Jahre lang vollstrecken lassen und vielleicht wird der Kunde ja wieder flüssig. Das müssen Sie abwägen.

Eine effektivere Möglichkeit kann sein, denn Kunden wegen Betrugs anzuzeigen. Das geht dann, wenn er bereits insolvent war, als er Sie beauftragt hat und somit wusste, dass er Sie nicht bezahlen kann. Ich habe das einmal gemacht und die Kundin hat meine Rechnung vor Gericht beglichen − ansonsten hätte sie womöglich in den Knast gemusst. Darüber hinaus wurde ich als Zeugin vorgeladen, bekam den Trip von Oldenburg nach Köln bezahlt und außerdem einen Verdienstausfall in Höhe von 17 Euro pro Stunde (mittlerweile sind es wohl 21).

Unternehmenskunden

Bei Unternehmenskunden haben wir etwas mehr Spielraum. Es fängt damit an, dass auf die Folgen des Verzugs nicht gesondert hingewiesen werden muss und die Verzugszinsen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz liegen und nicht nur 5 wie bei Privatkunden.

Ansonsten ist die Vorgehensweise erstmal gleich wie bei Privatkunden: erinnern, anrufen, mahnen. Auch hier müssen Sie diese drei Schritte nicht durchführen, sollten es aber.

Bei einer Mahnung an Unternehmenskunden dürfen und sollten Sie neben den Verzugszinsen eine Mahnpauschale in Höhe von 40 Euro aufschlagen (Mahngebühren und Verzugszinsen sind immer umsatzsteuerfrei). Diese Mahnung sollten Sie per Post versenden, noch besser per Einschreiben.

Wenn das nicht fruchtet, ist die Vorgehensweise wie oben: Solvenz überprüfen, gerichtlichen Mahnbescheid beantragen, eventuell klagen.

Alternatives Forderungsmanagement

Folgende alternative Maßnahmen dürfen Sie nur bei Geschäftskunden anwenden, nicht bei Privatkunden:

Verpetzen: Zweimal habe ich, als meine Kontaktperson so gar nicht auf meine Zahlungserinnerung reagierte, an die E-Mail-Adresse auf der Website des Unternehmens geschrieben (noch viel besser ist es, wenn explizit eine der Geschäftsleitung angegeben ist) und die Situation geschildert. Ganz freundlich um Hilfe gebeten, weil die Person nicht reagiert. In beiden Fällen wurde die Rechnung umgehend kommentarlos beglichen.

Öffentlich machen: Mehrmals hatte ich Erfolg, indem ich das Zahlungsversäumnis öffentlich gemacht habe. Mal habe ich (sachlich!) in meinem Blog berichtet, was passiert war, mal auf der Facebook-Seite des Unternehmens einen für alle sichtbaren Kommentar hinterlassen, einmal hat sogar ein Tweet gereicht.  Wichtig ist, dass Sie sachlich bleiben und nur belegbare Tatsachen anführen.

Kunden im Ausland

Hier fehlt mir leider − oder zum Glück! − nach wie vor die persönliche Erfahrung. Innerhalb der EU können Sie einen europäischen Mahnbescheid beantragen, Infos finden Sie hier: https://e-justice.europa.eu/content_order_for_payment_procedures-41-de.do . Ich bin bisher nur so weit gekommen, dass ich den Antrag an den „Small Claims Court“ in Großbritannien ausgefüllt habe − abschicken musste ich ihn nicht, weil die Verpetzmethode funktioniert hat und die Rechnung kurz vor knapp doch noch beglichen wurde. Außerhalb der EU ist zumindest bei Neukunden Vorkasse anzuraten.

Bitte beachten Sie bei allen juristischen Ratschlägen, dass ich keine Anwältin bin und nur aus meinem Erfahrungsschatz berichte.

Wieder lieferbar!

Heute kam endlich eine neue Ladung druckfrischer Bücher an! Insofern können Bestellungen über den Shop oder Buchhandel wieder ausgeliefert werden.

Und das nächste Mal bestelle ich frühzeitiger Nachschub, versprochen 😉

Ausverkauft!

Da soll das Buch wohl bei dem einen oder anderen unterm Weihnachtsbaum liegen, oder? Auf jeden Fall hätte ich frühzeitig Exemplare nachbestellen sollen; die Nachfrage der letzten Tage hat mich etwas kalt erwischt. Und so kam es, dass ich nun nicht ein einziges Buch mehr hier habe! Bestellungen über den Shop können somit im Moment nicht ausgeführt werden. Da ich auch den Buchhandel nicht beliefern kann, ist zurzeit die einzige Bezugsquelle Amazon – die drucken selbst.

Nachschub ist natürlich bestellt! Durch die Feiertage wird es nur eine Weile dauern, bis der auch hier ist. Dieses Jahr wird das aller Wahrscheinlichkeit nach nichts mehr 🙁

Die Sache mit der Umsatzsteuer

Irgendwie wird in Gruppen immer wieder behauptet, der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung würde sich nicht lohnen, weil man oftmals ja dennoch „was zahlen“ müsse. Hier liegt grundsätzlich ein Verständnisfehler vor, den ich deshalb erklären möchte:

Auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten, lohnt sich immer – na ja, zumindest, wenn Sie Ihre Umsatzsteuererklärung selber machen. Wenn Sie einen Steuerberater damit beauftragen, mag die Sache anders aussehen. Aber die Umsatzsteuererklärung ist, im Gegensatz zur Einkommensteuererklärung, wirklich ein Kinderspiel und sollte nicht länger als eine Stunde im Monat oder Quartal – je nachdem, wie oft Sie Ihre abgeben müssen – in Anspruch nehmen.

Selbst wenn Sie nach Abgabe dieser Umsatzsteuererklärung „was zahlen“ müssen, haben Sie Geld gespart! Ein Rechenbeispiel:

Sie haben in einem Quartal Rechnungen in Höhe von 5.000 Euro ausgestellt – plus Umsatzsteuer, der Einfachheit halber gehe ich hier von durchgehend 19 % aus, das wären also 950 Euro. Diese 950 Euro müssen Sie zwar ans Finanzamt abführen – aber nicht zahlen, denn gezahlt hat die ja der Kunde. Diese 950 Euro laufen quasi nur über Ihr Konto vom Kunden ans Finanzamt, gehören Ihnen jedoch zu keinem Zeitpunkt.

Wenn Sie im selben Quartal Ausgaben in Höhe von 2.000 Euro brutto hatten, z. B. anteilige Miete für Ihr Arbeitszimmer (plus Strom, Gas und Wasser), Telefonkosten, Handykosten, Fachliteratur, Mitgliedsbeitrag für Berufsverbände, Hosting für Ihre Website, Kosten für Ihren Korrekturleser, Webdesigner, Ausgaben für einen neuen Computer oder Software, haben Sie für all diese Ausgaben Umsatzsteuer bezahlt (na gut, nicht für alle, Miete und Mitgliedsbeitrag sind umsatzsteuerfrei – aber wir wollen ja nicht kleinlich werden). Diese gezahlte Umsatzsteuer erhalten Sie vom Finanzamt zurück – bei 19 % wären das knapp 320 Euro.

Wenn Sie also in der Umsatzsteuererklärung eintragen, dass Sie 950 Euro an Umsatzsteuer eingenommen und 320 Euro ausgegeben haben, müssen Sie mitnichten die Differenz von 630 Euro an das Finanzamt „zahlen“, sondern Sie haben die vollen 320 Euro gespart! Ja, Sie müssen 630 Euro an das Finanzamt überweisen, aber wie gesagt: Die gehörten Ihnen nie. Von den 950 Euro, die Ihr Kunde auf Ihrem Konto geparkt hat, dürfen Sie 320 Euro behalten!

Als Kleinunternehmer müssten Sie zwar am Quartalsende nichts ans Finanzamt überweisen – Sie hätten aber auch keine 950 Euro als Leihgabe auf Ihrem Konto gehabt und für alle Ausgaben 320 Euro mehr gelöhnt als die Umsatzsteuerpflichtige.

Verstanden? Der Verzicht auf den Kleinunternehmerparagrafen lohnt sich also immer – in diesem Rechenbeispiel hätten Sie 320 Euro pro Quartal mehr im Geldbeutel. Und die sind der Aufwand für die Umsatzsteuererklärung doch wert! Der wirklich gering ist. Beim ersten Mal muss man sich zwar reinfinden, aber ab dann flutscht das und ist wirklich keine große Sache. Einnahmen getrennt nach Steuersätzen und Herkunftsland eintragen (19 % 7 %, EU oder Nicht-EU), Ausgaben ebenso aufgeschlüsselt eintragen – fertig. Ich mach das mit Elster, das kostet gar nichts.

Also: Keine Angst vor der Umsatzsteuer!

Ende des Männerbuchs

Zwei Monate lang gab es nun die männliche Version von „Überleben als Übersetzer” in der männlichen Version – für mich auch als Test, ob sich die Lesern wirklich so sehr an der weiblichen Form im Buch stören, wie es immer wieder in Diskussionen geäußert wird.

Das Ergebnis: Ein einziges Mal wurde die männliche Version heruntergeladen, und das dann auch als kostenlose Zugabe zum Taschenbuch. Ich schließe daraus, dass sich niemand wirklich an der weiblichen Form im Buch stört. Womöglich, weil eben tatsächlich die meisten übersetzerisch Tätigen weiblich sind. Wie auch immer: Das Männerbuch ist damit gestorben, und ich möchte nie wieder in einer Diskussion irgendetwas Abfälliges über die weibliche Form im Buch lesen. Alle Gegner derselbigen hatten ihre Chance!